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Pour les professionnels le temps c’est de l’argent, il est donc important de ne perdre aucune minute surtout dans son travail afin d’optimiser au mieux son temps et répondre aux demandes rapidement.
La signature des documents est une des étapes les plus importantes mais aussi les plus barbantes autant pour les secrétaires que pour le responsable, on peut vite crouler sous des tonnes de papier et perdre un temps précieux à tout trier.
Pour faciliter la vie des entreprises et des particuliers il existe une solution pratique qui permet de signer en un seul clic des documents dématérialisés, c’est la signature numérique ou électronique.
Il existe trois types de signatures numériques sur le marché : la signature électronique simple, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée. Si elles garantissent toutes la cohérence du document signé et ont une valeur juridique probante, leurs niveaux de sécurité et d’identité du signataire varient.
Ainsi, en fonction des limites juridiques des transactions électroniques souhaitées, plusieurs solutions de signature électronique sont choisies. Pour assurer votre sécurité, apprenons maintenant ce qu’est une signature électronique de base et comment elle peut être utilisée.
Définition simple d’une signature électronique
Une signature de niveau 1 est une signature électronique simple. En d’autres termes, il s’agit du niveau le plus faible de sécurité et d’authentification électroniques actuellement disponible.
En effet, les solutions de signature électronique simples n’offrent pas de méthode fiable d’identification du signataire. Il peut en résulter des conflits ou une usurpation d’identité numérique.
Cependant, malgré le faible niveau de sécurité juridique de la signature électronique simple, celle-ci est encore fréquemment utilisée car elle est rapide et simple à utiliser.
De plus, l’intégrité de votre document numérique est assurée quelle que soit la solution de signature choisie (basique, avancée ou qualifiée).
La législation eIDAS ne spécifie aucune norme pour les signatures de base, contrairement aux signatures avancées et qualifiées. Cela ne remet toutefois pas en cause leur fiabilité.
L’article 25 du règlement eIDAS stipule qu' »une signature électronique ne peut se voir refuser l’effet juridique et l’admissibilité comme preuve dans une procédure judiciaire au seul motif qu’elle se présente sous une forme électronique ou qu’elle ne satisfait pas aux exigences applicables aux signatures électroniques qualifiées ».
Utilisation des signatures électroniques de base
La signature électronique simple garantit la fiabilité des documents signés et a une réelle valeur juridique.
La signature électronique simple, rapide et facile à utiliser pour signer des contrats et des documents, est encore couramment employée par les entreprises françaises.
Cependant, la sécurité de l’identification électronique est encore faible. C’est pourquoi elle est particulièrement utile pour réviser ou signer rapidement des documents sans risquer d’enfreindre la loi.
La liste suivante énumère les documents électroniques qui peuvent être signés avec cette signature :
- conditions générales de vente (CGV) et conditions générales d’utilisation (CGU)
- feuille de suivi de temps
- état des lieux d’entrée et de sortie d’un logement
- validation des jours de vacances
Qu’est-ce qui distingue une signature qualifiée?
L’utilisation d’une signature qualifiée permet à une entreprise de fournir la meilleure défense juridique possible en cas de litige. Avec une signature électronique qualifiée, la charge de la preuve est renvoyée au signataire. Par conséquent, les signatures qualifiées ont accès au plus haut niveau d’authentification et de certification.
La signature électronique simple est-elle imprudente ?
La signature électronique simple a au contraire une valeur juridique légitime. Elle est parfaite pour signer des documents comportant moins de risques.